Toplantı Kültürünü Yeniden Düşünmek

Saat 09.00

12 kişi bir masa etrafında toplanmış.
Proje ilerlemiyor, ekipte motivasyon eksik, karar alınamıyor.
Toplantının amacı belirsiz, yetkiler dağınık, zamanın kıymetinden kimsenin haberi yok.

İlk 15 dakika, bir önceki toplantının özetini geçmekle harcanıyor. Ardından herkes sırayla kendi “görüşünü” dile getiriyor. Ama dikkat edin; bu bir çözüm arayışı değil, bilgi paylaşımı da değil. Sadece orada olunduğunun bir göstergesi, görünürlük çabası.

Toplantı 1 saat 20 dakika sürüyor.
Çıkışta kimse tam olarak ne yapılacağını bilmiyor.

Ertesi Gün Saat 11.00

Aynı gündem bu kez sadece iki kişiyle ele alınıyor.
Toplantı sadece 20 dakika sürüyor.

Ama bu kez üç net karar alınıyor:
Kim, neyi, ne zaman yapacak?

Gereksiz onaylar yok.
Yönsüz fikirler yok.
Temsili katılımlar hiç yok.
Çünkü mesele sadece bir toplantının süresi ya da yapısı değil, mesele bir zihniyet farkı.

Toplantı Kültürü: Temsil mi, Katkı mı?

Günümüzde birçok kurumda toplantılar, bilgi paylaşımından çok birer “temsili katılım” aracına dönüşmüş durumda. Söz almanın, görünür olmanın katkı vermekle karıştırıldığı bir anlayışla karşı karşıyayız.

Çoğu zaman verimsizlik dediğimiz şey, aslında kötü zaman yönetiminden değil, vizyon eksikliğinden kaynaklanıyor.

Toplantıya katılmak ile karar sürecine katkı sunmak aynı şey değildir. Yetkisi, sorumluluğu veya gündemle doğrudan ilişkisi bulunmayan kişilerin masada olması, toplantıyı güçlendirmek yerine karar alma sürecini yavaşlatabilir. Yöneticinin ekip, sorumluluk ve karar alma dengesi içinde nasıl konumlanması gerektiğini İyi Yönetici Olmak Gerçekten “İyi” midir? yazımızda farklı bir açıdan ele aldık.

Siz boş sandalyenin hikayesini bilir misiniz?

Büyük bir şirkette, her pazartesi sabahı, haftalık koordinasyon toplantısı yapılır. Artık bir ritüel haline gelmiştir. Herkes aynı saatte, aynı salonda toplanır, kimse gerçek anlamda katkı vermez ama masadadır. Çünkü toplantıda olmak önemlidir ve yeterlidir.

Bir gün, şirketin yeni genel müdürü toplantıya katılır ve katılımcılara bakar. Masanın kenarında duran boş bir sandalyeyi gösterip “bu sandalye kimin?” diye sorar.

Kimse cevap veremez. Çünkü o sandalye kimsenin değildir. Aylar önce bir çalışan işten ayrılmış ve yerine kimse gelmemiştir. Sandalye hala oradadır. Ekip boş sandalyenin farkında bile değildir.

Genel müdür gülümser ve derki; “İşte bu sandalye, bizim toplantı kültürümüzün simgesi. İçerikte bir eksiklik var ama biçim korunuyor. Oysa bizim boş sandalyelere değil, dolu fikirlere ihtiyacımız var.”

Bu cümle, oradaki herkesin zihninde bir şeyleri yerinden oynatır. Çünkü mesele gerçekten de toplantıya fiziksel olarak katılmak değil, fikren orada olmaktır. Temsili katılım değil, anlamlı katkı yaratmaktır.

Bu toplantıların verimi nasıl artırılacak?

Bu toplantının amacı ne?
Bilgi mi paylaşacağız, karar mı alacağız, yoksa sadece fikir mi toplayacağız?

Gerçekten kimlerin orada olması gerekiyor?
Karar alma gücü olmayan kişileri neden zaman kaybına uğratıyoruz?

Zaman sınırını kutsal bil.
Her toplantının bir süresi, bir ritmi olmalı. Ne uzatmalı ne hızla geçilmeli.

Bu iş kaç dakikada bitebilir?
Gerçekçi bir süre belirlemek, odaklanmayı artırır.

Alınan kararlar nasıl kayıt altına alınacak?
Karar varsa, uygulanabilirliği ve takibi de olmalı.

Toplantılar Değil, Zihniyet Değişmeli

Karar, davranışı değiştirmiyorsa, toplantı karar değildir, oyalamadır. Çünkü dönüşüm, görünmez yerden başlar. Bir toplantının verimsizliğini konuşmak kolaydır. Ama asıl mesele, o toplantının temsil ettiği yapıdır.

Karar alma biçimini değiştirmek, kurumun kültürünü de değiştirir. İşte bu yüzden toplantıları değil, toplantıların arkasındaki zihniyeti dönüştürmek gerekir.

Toplantı Kültürü Hakkında Sık Sorulan Sorular