Kurduk mu sistemi?

Bir zorunluluk çıkıyor, bir şeyler yapılması gerekiyor, sonra mı? Kutular satın alınıyor, afişler asılıyor, iki tokalaşan yöneticinin fotoğrafı çekiliyor, sosyal medya hesaplarında ilan ediliyor “sıfır atık çalışmalarımızı tamamladık” manşetleri atılıyor. Tamam. Sistem kuruldu. Sıfır mı atıklar?

Öyle mi?

Sıfır mı atıklar?

Sıfır atık çevre projesi falan değil. Yönetim işi. Ve her yönetim işinde olduğu gibi sistem yoksa sadece yapıyormuş gibi görünürsünüz. Bir gün gelir, genelde denetim günü, yapılmadığı ortaya çıkar. Kimse şaşırmaz sonuca ama şaşırmış gibi yapar.

“Çok biliyorsun. Anlat bakalım ne yapılacakmış?”

Tamam anlatıyorum. Ama bunlar pek hoşunuza gitmeyecek. Bir tesiste sıfır atık gerçekten işleyecekse her şeyden önce hesap verebilirlik makamı belirlenmelidir. Yani bu sürecin sahibi kim? Sorumlu derken kâğıt üstünde bir isimden bahsetmiyorum. Gerçek sorumluluk diyorum. Yetkisi olan, karar alabilen, takip eden birinden söz ediyorum. Sorumlu atandı diye iş bitmez. Yetki yoksa sorumluluktan bahsedebilir miyiz? Sıfır mı atıklar diye kim kontrol edecek? Kurum içinde herkes işi biraz bilir, kimse sahiplenmez. Üst yönetim “evet bu konu mühim” der ama günlük gündemin arasında kaybolur. Sahipsiz işler teoride düzgün, pratikte berbattır. Çünkü sahibi yoktur. Sahibi olmayan iş kimsenin umurunda olmaz. Hesap soranı da olmaz.

Sonra atık meselesine geçilir. Her tesisin atığı farklıdır ama hepsi aynıymış gibi muamele görür. Evsel atık, ambalaj, elektronik, tehlikeli, organik… Kâğıt üstünde ayrıdır, sahada birbirine yaklaşır. Denetimde ilk patlayan yer de burası olur. Kimse niyetle ilgilenmez, sıfır mı atıklar diye neyin nereye gittiğine bakar.

Kutular konur, renkler seçilir, etiketler yapıştırılır. Bu kısım genelde çok sevilir. Görüntüsü de güzeldir. Ama birkaç hafta sonra o kutuların içine ne atıldığı kimsenin umurunda olmaz. Çünkü kimse dönüp bakmaz. Kontrol edilmeyen her şey gibi bu da kısa sürede kontrolden çıkar.

Asıl mesele arka tarafta başlar. Ön yüz tertiplidir, depo tarafı biraz aceleye gelmiştir. Geçici depolama alanı vardır ama kimse tam olarak neresi olduğunu söyleyemez. Uğramazlar bile. Denetim öncesi şöyle bir bakılır. Eksikler son dakika tamamlanır.  Denetimde biri “depo tarafına da bakalım” dediğinde ortam bir anda buz keser. İçten içe “acaba son dakika hazırladığımız bu süreçte bir şeyi unuttuk mu?” denir. Ön yüz ne kadar kendinden emin ve gururluysa arka taraf sessiz ve mahcuptur.

Personel kısmı da genelde hafife alınır. Tesiste birini çevirip sorun “Sıfır mı atıklar?” diye. Herkesin bildiği varsayılır ama kimse gerçekten anlatmamıştır. Temizlik personeli hızla işini bitirmeye çalışır, teknik ekip kendi önceliğine bakar, yeni başlayanlar neyin nereye atılacağını kendi sezgileriyle çözmeye çalışır. Taşeronların sistemi bildiği, takip ettiği zaten meçhul. Taşeron ya sisteme dahil edilmez ya da tüm süreç ona devredilip takip edilmez. Ama denetim yaklaşınca nasıl da karışıyor değil mi ortalık? Karışır tabi. Tüm yıl kendi haline bırakılan iş denetim yaklaşınca sahiplenilir.

Aslında atığın önemli bir kısmı taşeronları ilgilendirir. Temizlik, yemek, teknik hizmet sözleşmelerinize bakın bakalım bu konuyla ilgili neler yazmışsınız? Sözleşmede ortaya konmamış süreci kim kendiliğinden üstlenir? Herkes iyi top sürer ortada kalan yine iş olur.

Bitmedi işin bir de ölçüm tarafı var.

Bakın bu hep en sona bırakılır. Bazen de hiç yapılmaz. Ne kadar atık çıkıyor? Sıfır mı atıklar? Ne kadarı geri kazanılıyor? Artıyor mu azalıyor mu? Bilinmez. Denetimde sorulunca dosyalar karıştırılır. Denetim geçilsin diye son ayda doldurulan formlar yetkiliye ibraz edilir. Tamam ölçmüş olduk.

Yanlış sınıflandırma, uygunsuz depolama, eğitimsiz personel, kontrolsüz taşeronlar…

ISO 41001 tarafından bakıldığında da sürpriz yok. Tesis yönetimi yapıyorsan bu iş zaten onun içindedir. Liderlik, operasyon, risk, takip, kayıt… Ama sistemi kurmuşsan.

Yapar görünmek değil. Konu hep sistem.

Bu sıfır atık birkaç renkli kutu, birkaç afiş ve ezbere hazırlanmış evraklarla yürümez. Sahibi olacak, takip edilecek, ölçülecek. Doğru kurulduğunda hayatı sadeleştirir. Geri dönüşüme en büyük katkıyı verir. Yanlış kurulduğunda veya kurulmadığında denetim zamanı mesai saati artırır.

Artık bu kopyala evraklara, yapıyor görünmelere bir dur denmesin mi?

Bir belge almak çok kolaydır biliyor musunuz? Belgeyi alacaksınız, bu çok net. Denetçiler belge almak için ayrılan kısıtlı zamanda o sistemin layığıyla, tam ve eksiksiz kurulamayacağını zaten biliyor. Öyle olmasa sürekli iyileştirmeyi bu kadar konuşur, ara denetimler yapar mıydık? Sistem kurma maratonu belgeyi aldıktan sonraki sabah başlıyor. Ama yenileme denetimleri kolay geçmez. Artık o sistemin çalıştırılıyor olması beklenir. Sistem iyileştirmeleri izlenir. Yani belge sahibi olmak zor değil, zor olan o belgeye sahip olmaya devam edebilmek.

Mesele, bir standarda tabi olduğunuzu kanıtlamak için duvara asacağınız o parlak kâğıt değildir. Mesele, o kâğıdın getirdiği sorumlulukları yılın 365 günü omuzlarınızda taşıyabilmektir. Denetim ayı yaklaştığında x3 eforla belge toparlamaya çalışmak, sistemi kurduğunuzu değil, sadece iyi birer tiyatrocu olduğunuzu gösterir.

Sıfır atık konusu, denetim günü için giyilen bir kostüm değil; tesisin her gün giydiği iş kıyafeti olmalıdır.

Siz konuyu sıfır atık mı sandınız?

Aslında her şey iki büyük yönetim üstadının çizdiği o ince çizgide düğümleniyor. Drucker’ın dediği gibi; ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz. Eğer elinizde veri yoksa, sadece tahminleriniz ve göreceli bakış açınız vardır. Kaç ton kâğıdın ekonomiye döndüğünü, hangi katın daha fazla fire verdiğini rakamla ortaya koyamıyorsanız, siz aslında yönetmiyor, sadece izliyorsunuzdur.

Ama sadece rakamlara gömülmek de sizi kurtarmaz. İşte burada Deming’in o meşhur uyarısı devreye girer: “Önemli şeyler genellikle ölçülemez.” Personelin o kutunun başına geldiğinde gösterdiği iki saniyelik tereddüt ve doğru yere atma iradesi, kurumun bu işi bir “ceza” değil bir “kültür” olarak görmesi, taşeronun o sisteme duyduğu aidiyet… Bunları hiçbir kantar tartamaz, hiçbir Excel tablosu tam olarak gösteremez.

Eğer bu işi sadece kutulardan ve afişlerden ibaret sanıyorsanız, kâğıt üstünde kusursuz ama sahada ruhsuz bir sistemle baş başa kalırsınız. “Sıfır mı atıklar?” diye soranlara da içten içe şüpheyle cevap verirsiniz.

Sıfır atık; Drucker’ın disipliniyle ölçülen, Deming’in bahsettiği o “ölçülemeyen” liderlik ruhuyla yaşatılan bir sistemdir.

Doğru kurulduğunda hayatı sadeleştirir, verimlilik getirir. Yanlış kurulduğunda ise sessiz sessiz risk biriktirir.

Tercih sizin: Ya gerçekten yöneteceksiniz ya da bir sonraki denetim gününe kadar “yapıyormuş gibi” görünmeye devam edeceksiniz.

Peki soralım: Sizin tesisinizde sıfır mı atıklar? Şüphe varsa sistem yoktur.

Tesis Yönetiminin Tanımı ve Türkiye’deki Algısı üzerine yazdığımız yazıyı okumanın zamanı gelmiş olabilir mi?