Yıllık İzin Hesaplama

Yıllık izin hesaplama aracı; çalışanın işe giriş tarihi, hizmet süresi, yaşı, kullandığı izinler ve önceki dönemden devreden izinleri dikkate alarak hak edilen ve kalan yıllık izin günlerini hesaplamaya yardımcı olur. İş sözleşmesi sona ermişse kullanılmamış izin günlerinin brüt ve net ücret karşılığını da ayrı bir hesaplama amacı üzerinden inceleyebilirsiniz.

Yapıcı Pro yıllık izin hesaplama aracında iki farklı işlem bulunur: “Yıllık izin hakkı ve bakiye” seçeneği çalışan devam ederken izin günlerinin kontrolü için, “İşten ayrılmada kullanılmamış izin ücreti” seçeneği ise fesih tarihinde ödenmesi gereken izin ücretinin ön hesabı için kullanılır. Böylece izin hakkı ile izin ücretinin birbirinden farklı iki konu olduğu açık biçimde görülebilir.

Hesaplama sonucunda toplam hizmet süresi, tamamlanan hizmet yılı, kanuni izin hakkı, kullanılan izin, devreden izin, kalan izin ve sonraki hak ediş tarihi gösterilir. Ücret hesabı seçildiğinde son aylık brüt ücret, kümülatif vergi matrahı, SGK ve işsizlik primi, gelir vergisi, damga vergisi, uygulanabilen vergi istisnaları ile net kullanılmamış izin ücreti ayrıca hesaplanır.

Yıllık izin hakkı nasıl hesaplanır?

Yıllık izin hesaplama, 4857 sayılı İş Kanunu kapsamındaki hak ediş şartları esas alınarak yapılır. Yıllık ücretli izin hakkı, işe başlama tarihinden itibaren deneme süresi de dahil olmak üzere en az bir yıllık çalışma tamamlandığında doğar. Hesap takvim yılına göre değil, çalışanın kendi hizmet yılına göre yapılır. Örneğin 25 Mart tarihinde işe başlayan bir çalışanın ilk izin hak ediş tarihi, hizmetten sayılmayan ek bir süre bulunmuyorsa, sonraki yılın 25 Mart tarihidir.

Yıllık izin hakkından vazgeçilemez. Çalışan işine devam ederken hak ettiği iznin ücretini alıp izin kullanmamayı tercih edemez. Esas olan, ücretli dinlenme hakkının fiilen kullandırılmasıdır. Kullanılmamış izinlerin para karşılığı, iş sözleşmesi sona erdiğinde gündeme gelir.

Hizmet süresine göre yıllık izin günleri

Bu süreler kanuni alt sınırlardır. İş sözleşmesi, toplu iş sözleşmesi veya işyeri uygulamasıyla daha uzun izin süreleri belirlenebilir. Böyle bir durumda hesaplama sonucunun işletmenin kendi izin politikasıyla ayrıca karşılaştırılması gerekir.

Yaş ve yer altı işi izin süresini nasıl etkiler?

On sekiz yaşında ve daha küçük çalışanlarla elli yaşında ve daha büyük çalışanların yıllık ücretli izni yirmi günden az olamaz. Yaş kontrolü, izin hakkının kazanıldığı tarihte yapılır. Çalışanın daha sonra yaş sınırını geçmesi, daha önce kazanılmış izin hakkını geriye dönük olarak azaltmaz.

Yer altı işlerinde çalışan işçilerin yıllık izin süreleri her hak ediş yılı için dört gün artırılır. Araçtaki yer altı işi seçeneği işaretlendiğinde bu ilave günler, çalışanın hizmet yılı ve yaş şartlarıyla birlikte hesaba katılır.

Kalan yıllık izin nasıl hesaplanır?

Yıllık izin hesaplama sırasında kalan izin; tamamlanan hizmet yılları için kazanılmış kanuni izin günleri ile önceki dönemden devreden izinlerin toplamından kullanılan izinlerin düşülmesiyle bulunur. İşletmenin izin kayıtlarında geçmiş yıllardan gelen bakiye bulunuyorsa bu tutar araca ayrıca girilmelidir. Kullanılan izin günleri de imzalı izin formları, izin kayıt belgesi ve bordro kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.

Yıllık izin hesaplama sonucunda hizmetten sayılmayan sürelerin de etkisi bulunabilir. Kanunda çalışılmış gibi kabul edilen süreler ile hak ediş tarihini ileri taşıyan kesintiler aynı değildir. Uzun süreli ücretsiz izin, iş sözleşmesinin askıda kaldığı dönemler veya çalışanın hizmet süresini etkileyen özel durumlar hak ediş tarihini değiştirebilir. Bu nedenle araçta “hizmetten sayılmayan süre” alanı ayrıca yer alır.

Hafta tatili ve resmî tatiller izin gününden düşülür mü?

Yıllık izin süresine rastlayan hafta tatili, ulusal bayram ve genel tatil günleri yıllık izin süresinden sayılmaz. İşletmede cumartesi gününün çalışma günü olup olmadığı, iş sözleşmesi ve fiilî çalışma düzeni bakımından ayrıca değerlendirilmelidir. İzin başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenirken işyerinin haftalık çalışma planı ile tatil günleri birlikte kontrol edilmelidir.

Yıllık izin bölünebilir mi?

Yıllık izin, tarafların anlaşmasıyla bölümler halinde kullandırılabilir; ancak bölümlerden birinin on günden az olmaması gerekir. İşveren tarafından yıl içinde verilen başka ücretli veya ücretsiz izinler, dinlenme izinleri ya da mazeret izinleri yıllık izne kendiliğinden mahsup edilemez. İzin kaydında her izin türünün ayrı izlenmesi, kalan izin bakiyesinin doğru hesaplanması açısından önemlidir.

Kullanılmamış yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır?

Yıllık izin hesaplama yalnızca izin gününü değil, iş sözleşmesi sona erdiğinde doğan ücret alacağını da kapsayabilir. İş sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiğinde, çalışanın hak edip kullanmadığı yıllık izin günleri ücret alacağına dönüşür. Kullanılmamış yıllık izin ücreti, sözleşmenin sona erdiği tarihte geçerli olan son ücret üzerinden hesaplanır. Brüt izin ücreti için genel hesaplama, son aylık brüt ücretin otuza bölünerek günlük ücretin bulunması ve bu tutarın kullanılmamış izin günüyle çarpılmasıdır.

Yıllık izin ücreti hesabında fazla çalışma ücretleri, değişken primler ve sosyal yardımların tamamı otomatik olarak son ücrete eklenmez. Araç bu nedenle son çıplak aylık brüt ücreti esas alır. İş sözleşmesinde sabit ücretin yapısı farklıysa veya ücretin aylık, günlük, parça başı ya da yüzde usulü belirlenmesi söz konusuysa hesap ayrıca kontrol edilmelidir.

Brüt ve net izin ücreti neden farklıdır?

Yıllık izin hesaplama aracındaki net ücret bölümünde kullanılmamış yıllık izin ücreti ücret niteliğinde değerlendirilir. Bu nedenle brüt tutar üzerinden SGK işçi primi, işsizlik sigortası işçi primi, gelir vergisi ve damga vergisi gibi kesintiler oluşabilir. SGK tavanı, fesih ayındaki diğer prime esas kazançlar ve çalışanın izin ücreti öncesindeki kümülatif vergi matrahı net sonucu doğrudan etkiler. Aynı brüt izin ücreti, iki farklı çalışanda aynı net tutarı vermeyebilir.

Gelir vergisi kademeli tarife üzerinden hesaplandığı için izin ücreti, çalışanın kümülatif matrahını bir üst vergi dilimine taşıyabilir. Böyle bir durumda ödemenin bir bölümü mevcut oran, kalan bölümü ise sonraki oran üzerinden vergilendirilir. Araç, kümülatif vergi matrahını dikkate alarak dilim geçişini parçalı biçimde hesaplar.

Asgari ücret gelir ve damga vergisi istisnası aynı ay içindeki ücret ödemelerinin toplamına bir kez uygulanır. Fesih ayı ücret bordrosunda istisnanın tamamı kullanılmışsa izin ücreti hesabında ikinci kez uygulanmaz. Kullanılmamış veya kısmen kullanılmış bir istisna varsa, kalan tutar bordro koşullarına göre izin ücretine yansıyabilir. Bu nedenle araçta fesih ayındaki istisna kullanım durumu ayrıca sorulur.

Yıllık izin hesaplama aracı hangi durumlarda kullanılır?

Yıllık izin hakkı hesaplama; çalışan izin talebinde bulunduğunda, izin planı hazırlanırken, personel dosyaları kontrol edilirken, işyeri devri veya yeniden işe giriş gibi hizmet süresini etkileyen durumlar incelenirken kullanılabilir. İnsan kaynakları ve bordro ekipleri açısından amaç sadece kalan gün sayısını görmek değil, bu sonucun hangi hizmet yıllarından oluştuğunu da izleyebilmektir.

İşten ayrılmada yıllık izin hesaplama, fesih bordrosu hazırlanmadan önce brüt ödeme, prim matrahı, vergi matrahı ve net ödeme tutarının ön kontrolünü sağlar. Özellikle yüksek ücretli çalışanlarda SGK tavanı ve gelir vergisi dilimi sonucu önemli ölçüde değiştirebilir. Kümülatif matrahın eksik veya yanlış girilmesi net ödemenin de yanlış hesaplanmasına neden olur.

Yıllık izin hesaplama aracı bir bordro programının yerine geçmez. İzin kayıtlarını bir araya getirir, hak ediş mantığını görünür hale getirir ve fesih bordrosundan önce kontrol noktası oluşturur. İş sözleşmesi, toplu iş sözleşmesi, işyeri uygulaması, çalışanın statüsü ve güncel mevzuat nihai sonuca ayrıca etki edebilir.

Yıllık izin hesaplamasında sık yapılan hatalar

• İzin hakkını işe giriş tarihine değil takvim yılına göre hesaplamak,
• Beşinci yıl ile altıncı yılın izin süresini karıştırmak,
• Yaş kontrolünü hak ediş tarihi yerine hesaplama tarihindeki yaşa göre yapmak,
• Hafta tatili ve genel tatil günlerini izin bakiyesinden düşmek,
• Devreden izinleri veya geçmiş yıllardaki kullanımları kayıtlara işlememek,
• İş sözleşmesi devam ederken kullanılmamış izni paraya çevirmek,
• Fesihte izin ücretini son ücret yerine eski dönem ücretleriyle hesaplamak,
• Net izin ücretinde kümülatif vergi matrahını ve SGK tavanını dikkate almamak.

Sık sorulan sorular