Bu Program Çalışmıyor (mu?)

Bir yazılım düşünün. Yüzlerce şirkette, binlerce kullanıcıyla, onlarca geliştirici tarafından yıllardır aynı kod tabanında çalışıyor. Ve sen çıkıp diyorsun ki: “Program çalışmıyor, bozuk.” Gerçekten mi? Yapılandırmamış olabilir misiniz?

ERP Sistemleri ve “Çalışmıyor” Yanılgısı

ERP sistemleri hatasız değildir, ama mantıksız da değildir. Sorun çoğu zaman kodda değil, kullanımda; sistemde değil, sistemsizliktedir. 

Ben Logo Yazılım ürünlerini (Tiger, Go, Bordro) iyi bilirim, severim, fena da kullanmam. Bir programı beğendiysem de “daha başka neler yapabilirim acaba” diye kurcalarım; merak işte. Her özel kodunu, her tanımlı alanını kullanırım. Yani yatırımımın hakkını vermesini sağlarım. Raporlama tarafı gayet iyidir. Yetmez, gider SQL’den kendime yeni raporlar, grafikler, pivotlar hazırlarım. Benim verimi Excel’e getirin dünyayı yöneteyim.

Bu “çalışmıyor” meselesini defalarca yaşadım. “Veriyi giriyorum ama getiremiyorum, doğru veri gelmiyor.” Anlattığım gibi benim çalıştıramadığım pek modülü yok bu yazılımın. O zaman mesele şöyle mi? Ben onu seviyorum, o da beni mi? Bu ERP ile hislerimiz karşılıklı mı? O yüzden mi anlaşıyoruz biz? Siz de kendi yazılımınızı sevin o zaman. 🙂

Mesela emek yoğun bir sektörseniz ve yüksek personel sayılarıyla çalışıyorsanız bu entegrasyonlar hayat kurtarır. Ama yanlış veri girişi, eksik parametreler, tanımlı alanlardaki boşluklarla program istediğinizi veremez, yani “çalışmaz”. Size bir örnek; ben sicil kartlarına alan tanımlayıp, personelin periyodik olarak takip edilmesi gereken evraklarının bile yazılım üzerinden takip edilmesini sağlamıştım. Artık tek raporla hangi personelin hangi eksiği giderilecek, görülüyor.

Bu yazıdaki eleştiri sadece yetkinliğini geliştirmeyi denemeyen kullanıcılara değil, onları doğru yönlendirmeyenlere de. “İzin modülü zaten sağlıklı çalışmıyor” diyen çözüm ortağına da rastladım. “Maaş bağlantı kodlarınız çok iyi, kendime örnek alabilir miyim?” diyene de. Ama şekerim, sizin müşterinize yardımcı olmanız gerekmiyor muydu? Sorun sadece kullanıcılar değil, programı iyi bilmeyen çözüm ortakları da var maalesef.

Program Çalışmıyor: Muhasebe Entegrasyonunda Nötrleme Hatası

Ben 2017’deki ilk kurulumu hatırlıyorum. Pardon, kurulamamayı demem gerek. Kuramadılar.

Logo Yazılımın’ın Tiger ve Bordro entegrasyonunu yapacaklar. İK ile yazılımcı sürekli e-postada tartışıyor. Ben de tenis maçı izler gibi mailleri izliyor, yazılımcılara kızıyordum. Sorun sadece çözüm sağlayıcıda değilmiş. Veri girişi de hatalı yapılınca, yazılım bir türlü doğru çalışmıyor.

Bakın hala çok güldüğüm bir örnek bu; ilk kurulumda, puantaj kartındaki ek kesinti alanına kıdem ve yıllık izin kesintisi diye bir tanım eklemişler. Neden mi? Maaş ödeme listesine bu ek ödemeler gelmesin diye. Maaş ödemeleri için kullandıkları rapor tasarımını düzelteceklerine ödemeyi nötrlemişler. Yani durum şöyle; programda maaş hesaplanıyor, kıdem-ihbar-izin hesaplanıyor ve ayrı ayrı ödeniyor. Ama bu ödenen kıdem izin ve ihbar tutarları ek kesinti olarak da yazıldığı için muhasebe entegrasyonuna sadece maaş tutarı geliyor. Nasıl çözüm ama?

Muhasebe tarafında 335 hesap bir türlü tutmuyor, fazla ödeme var. Sorunca da program yanlış getiriyor deniyor. Yani ne İK ne iş yaptığını biliyor ne yazılımı kuran! Biri de çıkıp dememiş ki; bu işlem ödemeyi sıfırlar, muhasebeye rakam gelmez. Anlattığım sadece alacak tarafı borç tarafı evlere şenlik. Neyse ki biz durumu çözdük; artık kıdem, izin, ihbar, maaş, prim… ne varsa, her biri kendi hesabına gidecek yolu buldu.

Yani aziz dostlarım, sistem kurulmadan, parametreler tanımlanmadan, doğru veri girişi yapılmadan “çalışmıyor” diyen, bir de üstüne hatasını gurur meselesi yapıp inat eden, direnç gösteren ekip arkadaşıyla da hiçbir şey çalışmaz.

Bakın, yapay zekâ hiç itiraz etmiyor. Hata varsa hemen başka çözüm arıyor, üstelik gücenmiyor da. Hata yapmak insanidir ve bunu düzeltmenin ilk adımı hatayı kabul etmektir.

Her Gelenin Bir Yazılım Alması: Lisans Yatırımı Düzen Kurmaz

Bir şirket daha düşünün; içeride üç farklı yazılım var. Her gelen yönetici bir yatırım yaptırmış ama kimse durup da sormamış: “Biz neyi çözmek istiyoruz?” Bakın, bu yazılım lisansları öyle ucuz değil.

“Hangi programı kullanıyorsunuz?” diyorum. Saymaya başlıyorlar: “Şu var, bu var, biz şunu kullanıyoruz.” Ve çok yerde denk geldim: “Logo’da var bizde ama kullanmıyoruz.” Sanki bir tercihmiş gibi söyleniyor. Oysa “kullanamıyoruz” demek çözümün ilk adımı. Yani sorun yazılımda değil, kullanıcıların aynı hatayı farklı lisanslarla tekrarlamasında.

Lisans veya kullanım hakkı satın almak düzen kurmaz. O düzeni kuracak olan sizsiniz; modüller sadece araçtır. Siz iş süreçlerini tanımlamadıkça, veri giriş disiplinini kurmadıkça, hangi yazılımı alırsanız alın fark etmez. Bir şirketin sistemi çalışmazsa, suçlu yazılım değildir. Çünkü yazılımlar kendi kendilerine veri bozmaz, kafasına estiği gibi çalışmazlar.

Yazılım Satın Alırken Nelere Dikkat Edilmeli?

Önce sorunun adını koyacağız. Yaptığımız işin çerçevesini çizeceğiz. “Bize hangi modüller gerekiyor?” sorusunu kendi içimizde netleştireceğiz. Her ek modül, ek maliyettir. Sonra bu soruna çözüm sunacak yazılımları inceleyeceğiz, araştıracağız.

Araştırma, Demo ve Maliyet Analizi Sürec

Bu araştırma kısmı çok önemlidir. Kullanıcı yorumlarını dinleyeceğiz ama çok takılmayacağız. Memnun olmayanların neden memnun olmadığını anlamaya çalışacağız ve görüşmelerde bu noktalara mutlaka açıklık getirilmesini isteyeceğiz. Demo talep edeceğiz, programın mantığını anlamaya odaklanacağız. Sorunumuz belli olacak, çözüm yollarını ve atılacak adımları tek tek planlayacağız. Ardından maliyet araştırmasını yapacağız.

Yine kendimden güncel bir örnek vereyim. Bu ay içinde bir yazılım satın almam gerekti ama yalnızca yıllık kullanım hakkı satın alabiliyordum. Yani programın bir yıllık maliyetine bakıyoruz. Önümde aynı yazılım için üç farklı ödeme planı vardı.

Birinci planın yıllık maliyeti yüksek ama yenileme maliyeti düşüktü.
İkincisi dengeliydi, üçüncü planda ise ilk maliyet düşük, yenileme maliyeti yüksekti.

Planları araştırıp, daha önce de alım yaptığım satıcıyla görüştüm. Burası önemli, birbirimizi uzun yıllardır tanıdığımızdan ilk aklıma gelen bu satıcıyla görüşmek oldu. İsteklerimi anlattım. Seçtiğim yazılımın beklentilerimi karşılayabileceğini, diğer yazılımlarla entegrasyonunu konuştuk, anlaştık ve teklif aşamasına geldik. Teklif mailini açtım. Tek plan. Diğer seçenekler yok. Satıcı benim adıma maliyete karar vermiş bile.

İşte satın alma öncesinde yapılan bu araştırma, sizi satıcının uygun gördüğü koşullarda değil, kendi koşullarınızda alım yapmanıza imkân verir. Sonuç mu? Maillerine teşekkür ettim ve başka satıcıdan aynı yazılımı kendi uygun gördüğüm maliyetle ve %10 indirimli olarak satın aldım. Maliyet farkını yazmıyorum ama konuya hakim olanlar ve programın hangisi olduğunu tahmin edenler kabaca bir hesap yapmıştır. 

Hazır yeri gelmişken yeni yazı planımızı yapalım; Başlığı da “Satıcıların Ticari Körlüğü” olsun.  Bu defa uzun vadeli müşteri ilişkisi kurmak yerine, kısa vadeli kazanç peşinde koşanları anlatalım.

Konumuza dönecek olursak; veri girişi disiplini oluşturacağız. Tanımlamalar, kartlar ve kayıtlar tutarlı olacak. Mesela yıllık izinlerin tüm raporlara doğru gelmesini istiyorsak, maaş ve puantaj sistemini buna uygun, kontrol edilebilir ve izlenebilir şekilde kuracağız.

Personelin yıl içinde kullandığı izinlerin bir kısmını puantaj kartına işleyip, bir kısmını işlemezseniz, izin modülü çalışmıyor derken bulursunuz kendinizi. 

Ben emek yoğun bir sektörde bu sistemi kurdum. Artık onların 1.000 çalışanı veya 10.000 çalışanı olmasının pek farkı yok. Sadece Excel’de satır sayısı artıyor. Kontrol sistemi, uygun olmayan kaydı size anında gösteriyor.

Unutmayın: Sistemin gücü, sadece kendi bordrolu personelinizi değil, taşeron üzerinden aldığınız hizmetlerin maliyet ve hukuk yönetimini de kapsadığında gerçek “nizam” sağlanır. Bu konudaki hesaplama formülleri ve yasal yükümlülükler için Taşeron Yönetimi: Tazminat ve Yıllık İzin Matematiği rehberimize göz atabilirsiniz.

Yatırım Kararı Kişilere Değil, Süreçlere Göre Verilir

Yazılım satın almak, sistem kurmak değildir. Yatırım kararı öncesinde şu soruları cevaplayın:
“Bizde süreçler tanımlı mı?”
“Kayıt disiplini var mı?”
“Veri güvenilir mi?”

Yatırım kararı kişilere göre değil süreçlere göre verilir. Yoksa o yatırım, sadece bilgisayarında yer kaplayan bir ikon olarak kalır.

Eğer şirketinizdeki yazılımlar sadece birer ikon olarak kalıyorsa, sorun kodlarda değil kurgudadır. Yapıcı Danışmanlık olarak, ERP geçiş süreçlerinizi ve veri disiplininizi sistem mimarisi bakış açısıyla yeniden yapılandırıyoruz.